Vad är portaler bra för?
Problemställning
I nästan varje företag finns det olika IT-system som:
Ingår i olika processer
Är baserade på olika teknologier
Har sin egen livstid och budget
Har sina egna styrkor och svagheter
Ofta inte är utvecklade för att kommunicera med andra system
Resultatet blir många gånger en klart inkonsekvent IT infrastruktur som kopplas samman efter behov. En så kallad punkt till punkt integration, enligt nedan bild:
För användaren uppfattas det som att man har flera olika system att arbeta i, att man skall komma ihåg olika användarnamn och lösenord för de olika systemen, och att man också måste vänja sig vid hur de olika systemen fungerar och hur man kommer in i dem.
Resultatet av detta är ofta att den normala användaren upplever det som att:
Systemen är inkonsekventa
De är besvärliga att använda
De inte stödjer de centrala processer i verksamheten
Det är svårt att få översikt över all information eftersom det inte går att konsolidera data ifrån de olika systemen på ett logiskt sätt
Genom att införa en portallösning kan problemen lösas och användarnas behov tillgodoses på ett betydligt bättre sätt. Portalen gör att användarna upplever systemen som sammanhängande, effektiva och i sitt sammanhang verkligen stödjer arbetsprocesserna i verksamheten.
Vad är portaler bra för?
Som vi beskrivit i avsnittet ovan kan införandet av portaler i betydligt högre grad än så kallad punkt till punkt integration mellan olika system, stödja arbetsprocesserna i en verksamhet.
Men vad är en portal?
Begreppet portal är ett av IT branschens mest utbredda ”buzzwords” som för ett IT-system som fungerar som ingång till en mängd information. Portaler kan typiskt indelas i 4 olika huvudgrupper:
Intranet- och extranetportaler
Ger åtkomst för verksamhetens användare och nära samarbetspartners till all intern information i verksamheten.
Workplaceportaler
Primärt en arbetsplats för merparten av alla anställda. Ger möjlighet för användaren att hitta och arbeta med stort sett all tillgänglig information i verksamheten.
Processportaler
Portaler som har som mål att stödja arbetsprocesser. Ett exempel kan vara en HR-portal för så väl personalavdelningen som den enskilda medarbetaren som kan nå och bearbeta data om medarbetaren och organisationen.
E-handelsportaler
Internetportaler i stil med spray.se, torget.se, yahoo.com etc. Portaler som innehåller all möjlig och önskbar information. Typisk riktad mot privata användare.
Gemensamt för alla portallösningar är att de fokuserar på att erbjuda:
Konsoliderad och förenklad tillgång till data från olika IT-system
Enkel åtkomst till relevant information för den enskilde användaren
Personifierad eller rollbaserad åtkomst till data
Högre IT-säkerhet genom synkroniserade rutiner för åtkomstkontroll
I motsats till punkt till punkt integration får man härmed en mer strukturerad och lättillgänglig IT-plattform:
Många fördelar med portaler
Fördelarna med införandet av en portal är många och ur ett verksamhetsperspektiv kan bland annat följande punkter vara värda att nämna:
Hög ROI (Return On Investment)
Bättre integration mellan olika IT system
Effektivisering av arbetsrutiner och processer
Tidsbesparingar i de enskilda arbetsprocesserna
De enskilda fördelarna beskrivs utförligare nedan!
ROI - Return on Investment
Genom att använda de befintliga IT-systemen som utgångspunkt kan redan gjorda investeringar säkras. Detta sker genom att förutsättningar skapas för att befintliga system ska kunna erbjuda olika tjänster som kan nyttjas i en portal, i stället för att utveckla nya system som skall leverera önskat data till portalen.
Bättre integration
I stället för att integrera verksamhetens befintliga system efter punkt till punkt principen, implementeras ett integrationslager som en del av portalen. Detta integrationslager gör det möjligt att återanvända integrationspunkter och olika system i olika sammanhang.
Effektivisering av arbetsgången
I stället för att ha åtkomst till flera olika system med olika användarnamn, lösenord och användargränssnitt etc., levereras åtkomst till en portal till alla med ett browserbaserat gränssnitt. Detta ger en enkel åtkomst för användaren där portalen tar hand om alla inloggningar till underliggande system.
Tidsbesparingar
Genom förbättrad integration mellan systemen och effektivisering av arbetsgången, så uppnås en stor tidsbesparing för alla användare. De kan därmed effektivare utföra sitt arbete och frigör tid som kan utnyttjas till andra uppgifter.
Om du är intresserad av att höra mer kring portaler och hur din verksamhet skulle kunna dra fördelar av detta, så är du välkommen att
kontakta oss.